Статья написана по заказу "Агентство 77 регион" © | 2013 |

Бизнес-процессы

В современных условиях ведения бизнеса руководители пытаются оптимизировать затраты, сделать продукцию одновременно и прибыльной, и конкурентоспособной. Четко обозначилась необходимость иметь модель деятельности предприятия, отражающую все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса.

Понять, как устроен бизнес, можно, получив и проанализировав информацию о том, какие бизнес-процессы в компании выполняются, и кто за них отвечает. Из этого следует, что необходимо структурировать деятельность компании в виде бизнес-процессов и проанализировать существующую организационную структуру с точки зрения распределения ответственности руководителей за бизнес-процессы, а также участия подразделений в этих бизнес-процессах.

Итак, бизнес-процессом называют совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует входы (ресурсы) в выходы (продукция или услуги).

Как правило, собственники и руководители ожидают от применения описанных бизнес-процессов к управлению решения следующих основных проблем:

снижение издержек;
повышение рентабельности;
повышение управляемости (улучшение системы отчетности компании, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений);
снижение влияния человеческого фактора при управлении компанией.

Выделяют три основных группы бизнес-процессов:

сквозные (межфункциональные) бизнес-процессы, проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений;
бизнес-процессы (внутрифункциональные), деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации;
операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, как правило, выполняются одним человеком.

Любой бизнес-процесс предполагает наличие владельца процесса, а также входов и выходов.

Владелец бизнес-процесса – это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса. Владелец ведет управление бизнес-процессом и является неотъемлемой составной частью процесса.

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и так далее.

Входы процесса, во-первых, поступают в процесс извне, и, во-вторых, их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса, или выпуск определенного объема продукта.

Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения бизнес-процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами. Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация, в том числе отчетная, персонал, услуги и так далее.

Упрощенная схема процесса.

Для того чтобы вести управление бизнес-процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу бизнес-процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

Для работы бизнес-процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса.

Владелец бизнес-процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установленных планов.

Если рассматривать деятельность организации в целом, то для ее описания используются укрупненные процессы. Примером процесса верхнего уровня может быть процесс закупок сырья и материалов для производства, который включает такие функции, как: планирование закупок, заключение договоров, оформление заказов, получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей), оплата ТМЦ, отпуск ТМЦ в производство. Число уровней декомпозиции процессов определяется задачами проекта и не должно быть слишком большим – не более 6…8 уровней. При определении бизнес-процессов, существующих в организации, целесообразно начинать описание процессов с верхнего уровня.

Декомпозиции бизнес-процесса.

Одним из важнейших вопросов, возникающих при моделировании бизнес-процессов, является определение необходимой глубины описания или по-другому декомпозиции. Декомпозиция - это метод, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач, расщепление объекта на составные части по установленному критерию. При проведении декомпозиции моделей количество объектов на диаграмме растет. Поэтому всегда очень важно изначально определить практически целесообразную степень детальности описания.

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, которыми управляют топ-менеджеры уровня заместителей генерального директора. Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне крупных функциональных подразделений предприятия. Третий уровень – уровень функций подразделений и отделов. Четвертый уровень – функции, выполняемые на рабочих местах, и так далее. На представленной ниже схеме показаны уровни детализации.

Уровни детализации бизнес-процессов.

Направление деятельности – укрупненная часть деятельности организации, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня.

Бизнес-процесс базового уровня – последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями и приводящая к получению законченного и значимого результата для организации. Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, товар на складе и так прочее.

Процедура – несколько последовательно выполняемых действий, осуществляемых конкретным исполнителем. У процедуры должен быть результат: документ, продукт или недокументированная информация (устное сообщение, электронное письмо, факс и так далее), в зависимости от процесса.

Действие – несколько последовательно выполняемых операций, после реализации, которых исполнитель осуществляет осознанный контроль (выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться не на уровень начинающего работника, а на уровень профессионала).

Операция – минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника, выполняемая им «автоматически», без проведения осознанного контроля.

Для точного описания всех элементов бизнес-процессов (входы, выходы, используемые ресурсы, уровень процесса и детализацию) широко используется моделирование с помощью различных программ. Одной из таких является технология структурированного анализа и проектирования - SADT-моделирования. Технология SADT позволяет создавать структурно-функциональные модели деятельности предприятия и описать его процессы. Для удобства анализа процессов используется графический метод описания.

Для наглядности рассмотрим пример бизнес-процесса «Выточить деталь», который выполняет токарь. Входом процесса является заготовка, из которой вытачивается деталь – она физически преобразуется в процессе. Для того, что бы токарь начал точить деталь ему нужно дать задание или план. Также ему понадобится чертеж с размерами детали. Так вот, чертеж, задание или план нужны для реализации бизнес-процесса и процесс без них не начнется, но по ходу выполнения процесса они не преобразуются. Их относят к управлению. Для того, что бы выточить деталь, нужен токарь, нужен станок – их относят к механизмам. Выходами или результатами бизнес-процесса является деталь.

Стандарт описания бизнес-процесса.

Ниже представлена схема уровней (иерархии) бизнес-процессов. Общие процессы разбиваются на более мелкие.

Схема иерархии и общее изображение бизнес-процессов блоками.

А здесь изображена уже полноценная схема создания бизнес-процесса, где показаны этапы работы над проектом, входы каждого этапа, связи между этапами и так далее.

Бизнес-процесс «Подготовка рабочего места».

Итак, что конкретно дает бизнес-процесс исходя из приведенных примеров:

– прозрачность и наглядность всех видов деятельности;
– выделения зон ответственности и рабочих зон (например, изготовление деталей), что облегчает формулирование требований к персоналу;
– исключение дублирования, четкое распределение ответственности и полномочий;
– определение точек контроля и критических точек в процессе благодаря его декомпозиции;
– упрощение обмена информацией между различными подразделениями, устранение их обособленности;
– выявление критичных операций, участков и возможность их анализа;
– объединение людей и усиление коллективной (командной) работы.

Результат разработки бизнес-процесса необходимо отразить для работников в виде регламентных документов, например в виде должностных или рабочих инструкций, регламента бизнес-процесса или иного документа.

Еще раз подчеркнем, что технология описания бизнес-процесса, прежде всего, делает происходящие процессы компании понятными, позволяет анализировать операции и находить в них проблемы, приводящие к сбоям. Главное, что бизнес-процессы позволяют понимать взаимодействие между разрозненными подразделениями: что, кому и для чего они передают или принимают на каждом этапе. Как следствие, процессный подход значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы компании от человеческого фактора.

Источники:

Бекетов Н.В., Федоров В.Г. Формализация модели бизнес-процессов предприятия: информационная интеграция и управление активами // Экономический анализ. Теория и практика. - 2008. - №7.

Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов: ученое пособие - М. : Финансы и статистика, 2009. - 240с.

http://chavalah.ru/?p=434

http://www.center-yf.ru/data/ip/Biznes-process.php

http://www.elitarium.ru/2013/02/08/biznes_processy_osnovnye_ponjatija.html

http://delovoymir.biz/ru/articles/view/?did=1548