Статья написана по заказу "Агентство 77 регион" © | 2013 |

Информационное пространство

Информационное пространство имеет большое значение для эффективного развития предприятия. Небезосновательно современный период именуют информационным веком.

Правильно организованные прием, хранение и обработка данных позволяют оценить состояние дел компании, производить планирование на ближайшее будущее и оценку дальнейших перспектив, своевременно принимать решения об изменении политики ведения бизнеса.

Информационное пространство представляет собой совокупность объектов, вступающих друг с другом в информационное взаимодействие, а также сами технологии, обеспечивающие это взаимодействие. Имеет своим центром субъект, который в процессе своей деятельности создает информацию, присваивает ее, накапливает и передает. Таким субъектом может выступать человек, компания, любой специалист или отдел в компании, органы государственного управления.

Принципиальная особенность информационного пространства заключается в том, что его возникновение и развитие всецело связано с деятельностью общественного субъекта (общества в целом, социальной группы, индивида).

Информационное пространство организации - это совокупность банков и баз данных, технологий их сопровождения и использования, информационных телекоммуникационных систем.

Основными компонентами информационного пространства являются:

1. информационные ресурсы,
2. средства информационного взаимодействия,
3. информационная инфраструктура.

Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, базах данных и знаний и так далее).

Информационные ресурсы можно классифицировать следующим образом:

1. по отношению к предприятию: внутренние и внешние.
2. по виду информации: правовая информация, научно-техническая информация, финансово-экономическая информация, статистическая информация, информация о стандартах и регламентах, персональная информация (персональные данные) и другая.
3. по виду носителя: на бумаге, на электронном носителе.
4. по доступности: открытая информация (без ограничения), информация ограниченного доступа.
5. по способу организации хранения и использования: традиционные формы – массив документов, фонд документов, архив; автоматизированные формы – Интернет, банк данных, автоматизированная информационная система (сеть).

Информационная инфраструктура – это организация взаимодействия информационных потоков. Теперь подходим к важному элементу информационного пространства – информационным потокам. Информационными потоками называют физические перемещения информации между субъектами.

Виды информационных потоков.

Вертикальные потоки информации обычно связаны снизу вверх с отчетностью исполнителей, начальников отделов вышестоящим менеджерам, с верху вниз – управленческие решения. Горизонтальные потоки существуют в равной мере внутри отдела или между отделами и не связаны с передачей информации вверх или вниз по служебной лестнице.

Для горизонтальных потоков характерно совместное использование информации. Здесь может быть и обмен информации при взаимодействии отдельных сотрудников и целых отделов. Может оказаться так, что лишь часть данных потоков используется в работе по установленным правилам. Остальная часть этих потоков может циркулировать свободно и использоваться при неформальных отношениях между сотрудниками, но в интересах дела (ряд авторов считают, что эта часть потоков информации способствует улучшению результатов деятельности организации).

Источники информации могут быть как внутренними, так и внешними. В качестве внут-ренних для предприятия источников информации выступают:

• - система внутрифирменного электронного документооборота;
• - документы из электронных хранилищ (электронная почта, web-ресурсы, внутрифирменные базы данных);
• - документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

• - информационные агентства, поставляющие данные, как в элек¬тронном виде, так и на бумажных носителях;
• - законодательные и регулирующие органы;
• - клиенты и партнеры предприятия, предоставляющие данные в электронном виде или на бумажных носителях.

Среди инструментов по информационному взаимодействию, можно отметить телефонную корпоративную связь, почту, специальные программы для удаленной работы. Например, сбор с помощью портативного устройства (планшета) заявок торговым представителем или другим удаленным сотрудником. При этом устройство подключается к общей базе товара и формирует заявку (которая поступает в отдел доставки) на доставку в магазин конкретных позиций из прайса.

Большое значение в информационном пространстве организации имеет документ и документооборот в целом. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация, которая имеет реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, и которая предназначена для передачи во времени и в пространстве в целях использования и хранения. То есть документ призван зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Документ появляется в процессе деятельности предприятия в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по необходимому пути с минимальными затратами времени и труда.

Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота компании.

В эту систему включается и график документооборота. Это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей (которые имеют отношение к конкретному документу) для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Для улучшения документооборота современные компании активно внедряют такой инструмент, как электронный документооборот.

Электронный документооборот - это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации и позволяют отслеживать выполнение технических процессов, к которым эти документы имеют отношение.

Среди таких систем можно выделить:

• MRP – автоматизированное планирование потребности сырья и материалов для производства. Суть системы заключается в определении конечной потребности в ресурсах. На основе плана выпуска продукции, спецификации изделия и учета особенностей технологической цепочки и осуществляется расчет потребностей производства в материалах (обязательно привязанный к конкретным срокам). Система содержит информацию о текущих запасах, о потреблении материальных ресурсов, а также о сроках пополнения.
• ERP – управление корпоративными ресурсами. Она направлена на управление бизнесом в целом. ERP система предназначена для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения операций (финансовую, производственную, управленческую и другую). Любая часть информации, которой располагает данная система, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями. Вот некоторые функции системы: управление спросом и формирование планов продаж и производства, определение объемов материальных ресурсов, управление запасами и закупочной деятельностью, планирование производственных мощностей, финансовые функции.
• CSRP - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. Суть концепции CSRP в том, чтобы интегрировать покупателя в систему управления предприятием. Получается сам покупатель, непосредственно размещает заказ на изготовление продукции - соответственно сам несет ответственность за его правильность, сам может отслеживать сроки поставки, производства и прочее. Система содержит информацию о всех заказах клиента, требованиях, этапах работы. Кроме того, система накапливает ценную информацию о последующем гарантийном и сервисном обслуживании. Все это повышает качество товаров, снижает время поставки, повышение ценности продуктов, но самое важное, система создает инфраструктуру приспособленной для создания продуктов удовлетворяющих потребности покупателя.
• CRM – управление отношениями с заказчиками. Система отслеживает историю развития взаимоотношений с клиентом, централизованно управляет продажами. CRM подразумевает накопление, обработку не только финансово-бухгалтерской, но и прочей информации о взаимоотношениях с клиентами. Это улучшает качество обслуживания клиентов и способствует увеличению продаж.
• MES – система управления исполнением. Это автоматизированная система управления и оптимизации производственной деятельности, которая в режиме реального времени: инициирует, отслеживает, оптимизирует, документирует производственные процессы от начала выполнения заказа до выпуска готовой продукции. Основные функции MES: учет производственных процессов предприятия, мониторинг производственных процессов предприятия и проверка продукции на соответствие стандартам качества.

Можно назвать следующие системы представленные на рынке, наиболее отвечающие современным требованиям:

• «БОСС-Референт». Данная система ориентирована на поддержку управления организацией и эффективной работы сотрудников, на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, учет материальных ценностей.
• «БЭСТ-5». В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: финансы, торговля, производство, персонал. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-ПИТАНИЕ и другие), которые развивают и дополняют основную программу. Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете.
• «ИС Парус». Важнейшим параметром этой системы является быстродействие при значительном количестве пользователей, а также надежность и безопасность. Система «Парус» является модульной. Благодаря чему внедрение можно начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты системы по мере надобности (финансы, персонал и другие) и оптимально по финансовым возможностям. Кроме того, «ИС Парус» имеет возможность создать корпоративный сервер приложений (Web-сервер) с настройкой персонального доступа сотрудников.
• «ИС АЛЕФ». Система «Алеф» – это основа для создания финансовых приложений предприятия. Она представляет собой конструктор, предназначенный для построения сложных корпоративных аналитических информационных систем. С помощью «ИС Алеф» решаются задачи ведения оперативного, бухгалтерского и управленческого учета, оперативного планирования и контроля исполнения бюджетов, а также составление различного рода отчетности для всех групп пользователей: бухгалтеров, управляющих, внешних заинтересованных сторон и других.
• «1С: Предприятие». Предназначена для автоматизации различных учетных задач (бухгалтерия, склад, управление кадрами и прочее). Кроме того, данная система позволяет ввести комплексный автоматизированный учета и управление предприятием, в том числе планирование ресурсов, работы с клиентами, бюджетирования и другое.

Также необходимо обозначить и системы, предназначенные только для электронного документооборота (СЭД). Большинство экспертов указывают, что сегодня обязательными элементами СЭД стали:

DMS (Document Management System) - хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.

Groupware - создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней.

СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД могут входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и так далее.

Одним из трендов в системах СЭД является использование для работы с документами систем класса ECM. ECM-системы дают возможность работать не только с документами, которые сегодня являются лишь малой частью корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, аудио и видео файлами, web-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами. Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы обладают средствами потоковой загрузки контента, управления web-сайтами, правами доступа, безопасного корпоративного поиска.

Кроме того, стоит отметить и систему SaaS управление цифровым контентом. В этой системе все документы находятся на удаленном сервере, и доступ к ним осуществляется через сеть интернет, что требует надежности и безопасности соединения.

Среди наиболее распространенных в России СЭД следующие: Directum, DocsVision, Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, ЕВФРАТ, МОТИВ.

Электронный документооборот имеет определенные преимущества:

• - обеспечивает оперативную возможность коллективной работы с документами удаленным друг от друга сотрудникам (например, из разных филиалов);
• - обеспечивает эффективный доступ к документам, значительно ускоряет поиск и выборку документов по различным атрибутам;
• - повышает безопасность и сохранность документов;
• - обеспечивает удобства их хранения;
• - дает возможность оперативного получения информации о текущем состоянии документа.

Но самое главное электронный документооборот органично вписывается в создание единого информационного пространства.

Основная цель при создании единого информационного пространства компании – организация для каждого пользователя (должностного лица) единой платформы для получения разнообразной информации из различных корпоративных источников данных необходимых для его работы. Это позволяет объединить, структурировать и обеспечить функционирование и развитие единого информационного пространства.

Другими словами, вследствие интеграции корпоративных ресурсов создается единое информационное пространство, доступ к которому предоставляет единый общий ресурс - информационный портал предприятия. Таким интегрированным инструментом может быть корпоративный сайт (для внутреннего пользования), либо любая другая программа, объединяющая разрозненные филиалы и подразделения. Корпоративные информационные порталы могут быть горизонтальными (охватывающими весь объем информации, приложений и процессов предприятия) или вертикальными (сосредоточенными на специфическом бизнес-процессе, функции или приложении).

К примеру, крупная российская компания, предоставляющая услуги связи, создала для финансовых служб, бухгалтерии и всем имеющим отношение к финансам единую базу данных с вносимыми документами, расчетами, сметами. В рамках этой программы происходит утверждение и согласование финансовых документов.

В зависимости от нужд предприятия портал может быть гибко настроен под определенные задачи, например такие, как:

• - доступ к разным типам корпоративной информации в зависимости от прав, которыми обладает тот или иной сотрудник;
• - регламентированные схемы публикации информации, принадлежащей корпорации общий интерфейс, реализованный в web, который позволяет получить не только корпоративную информацию, но и доступ ко всем приложениям компании возможность настроить рабочее пространство под конкретного сотрудника, опираясь не только на ограничения, обусловленные его правами, но и принимая во внимание его информационные потребности, возникающие в процессе работы;
• - схемы управления публикациями и потоками поступающей информации, позволяющие обеспечить полную прозрачность;
• - возможность открытия доступа к ресурсам портала с любого компьютера, имеющего доступ к интернету;
• - организация совместной работы в рамках рабочих групп, в том числе удаленных, легкое наращивание мощностей и функционала портала при возникшей необходимости организация необходимого уровня доступа к любым файлам, не требующая высокой квалификации пользователя в понимании технической стороны процессов работы подобных систем.

Значение информационного пространства для организации сложно переоценить. Так как сюда входит информация и различные документы, относящиеся к финансам, производству, логистики, общему управлению и прочее. Поэтому формирование документооборота (графика, процедуры), управление информационными потоками, создание единого информационного пространства жизненно важно для любой организации.